H&M mejora la interlocución con sus empleados con una app desarrollada por Conektia

El gigante sueco de la moda ha puesto en marcha Paap, una aplicación móvil desde la que sus más de 6.000 empleados en España pueden acceder a diferentes procesos relacionados con el departamento de Recursos Humanos como solicitar las vacaciones, ver las nóminas o descargar los certificados de IRPF, entre otras muchas funciones.

Creado en Suecia en 1947 y con cotización en la Bolsa de Estocolmo desde 2008, el grupo H&M es una de las compañías dedicadas al ámbito de la moda más importantes del mundo. De hecho, está presente en formato online en 51 países y cuenta con más de 5.000 establecimientos en 74 mercados con marcas como H&M, Cos, Monki, Weekday, &Other Stories, H&M Home, Arket y Afound. Esta diversificación y amplia presencia mundial le permitió cerrar el ejercicio 2019 con una facturación de 232.765 millones de coronas suecas (22.242 millones de euros), lo que supuso un crecimiento del 11% con respecto al año anterior, el mayor desde 2015.

En concreto, en España, el grupo sueco desembarcó en el año 2000 y en la actualidad cuenta con más de 170 tiendas y unos 6.000 empleados. Desde sus inicios en nuestro país la empresa decidió confiar en Conektia para la gestión del cálculo de nómina, servicio que desde entonces viene desempeñando este proveedor tecnológico. Además, con el paso de los años, los servicios ofrecidos por Conektia se han ido incrementando hasta el punto de introducir nuevas funciones como el portal del empleado, el cálculo de la retribución flexible o la gestión de los gastos de viaje, entre otros.

Asimismo, durante todo este tiempo, la relación entre ambas empresas se ha ido consolidando y actualmente es “fantástica, tanto por las herramientas implementadas como el servicio prestado”, en palabras de Eva Míguez, payroll manager de H&M, quien añade: “Los consultores de Conektia son como alguien más de la familia. Lo bueno de su software es que es muy flexible y se adapta a nuestras necesidades de negocio; y lo bueno del servicio que nos ofrecen es que, cuando tenemos una necesidad, al final siempre están ahí ayudándonos a plasmarla desde el punto de vista técnico”, argumenta.

La app del portal del empleado

Por todo ello, cuando en 2019 surgió la necesidad de abordar un nuevo proyecto, en el departamento de RRHH de H&M no se lo pensaron dos veces y optaron por Conektia para ponerlo en marcha. En este caso, querían desarrollar una aplicación móvil, a la que han denominado Papp, para todos los empleados de la compañía, con el objetivo de que se convirtiera en el punto de entrada a una gran cantidad de servicios que la plantilla puede realizar con el departamento de RRHH; es decir, llevar el portal del empleado a su palma de la mano. “Queríamos que fuera una aplicación útil para los empleados, por eso nos decantamos por una app para Android e iOS, porque les permite entrar a ella estén donde estén y en el momento que lo consideren oportuno”, explica Míguez. Por eso, además, añade más funciones que el portal del empleado que ya tiene la empresa.

Y así fue como comenzaron el proyecto, que primero llegó al colectivo de empleados que desempeñan sus funciones en las oficinas de la empresa. A continuación, apunta Míguez, “la extendimos a los trabajadores del centro logístico que tenemos en Torrejón de Ardoz (Madrid); y, finalmente, la implantamos también en todos los dispositivos móviles de los empleados de las tiendas H&M en España”, añade.

Para ello tuvieron que realizar un proceso de adaptación de la aplicación a sus necesidades, porque se presentaba en formato estándar. Así pues, con la ayuda de los profesionales de Conektia, establecieron la nueva estructura y el esquema de reportes entre empleados y superiores. Además, pusieron en marcha la gestión de notificaciones. “Queríamos que las aprobaciones de requerimientos de los empleados por parte de sus superiores fueran lo más ágiles posibles. Por eso, hemos creado un sistema de notificaciones que avisa a los responsables de equipos cuando tienen pendientes aprobaciones. Así, a nadie se le escapa nada”, comenta Míguez. Desde la app se pueden llevar a cabo desde solicitud de vacaciones, a cambios en los datos personales, pasando por consultas de nóminas o de certificados de IRPF.

Y para poner las cosas fáciles a la plantilla, desde el área de RRHH de la empresa han elaborado un guía de usuario interna con todos los detalles para utilizar la aplicación ordenados por capítulos. “Primero les contamos cómo descargar y acceder a la app, y después vamos desgranando funcionalidad por funcionalidad para que sepan cómo utilizarla. Además, hemos habilitado un correo electrónico para consultas y contamos con un equipo interno que les puede asesorar”, matiza Míguez. Aunque, eso sí, cree que no será muy necesario, porque la aplicación es “muy intuitiva y no resulta compleja de entender”, añade.

Respuesta de los empleados

Ahora todo este trabajo previo está dando sus frutos, puesto que la plantilla está muy satisfecha con la aplicación. De hecho, más de dos mil empleados se conectan a ella diariamente. “El grado de adhesión es muy importante. No hay que olvidar que se trata de una app de consulta y comunicación, por lo que no tiene valor si no se consulta. El hecho de que se conecten tantas personas significa que el sistema se está usando y se está usando bien”, puntualiza Míguez.

Además, gracias a Papp, los empleados pueden acceder a funciones que hasta ahora no tenían disponibles, y todo ello de forma inmediata. “Hasta antes de tener esta aplicación, gestionar una solicitud se demoraba un par de días. Actualmente es automática, porque son todo diferentes procesos que van por detrás y agilizan el procedimiento. Por ejemplo, un responsable de equipo recibe mediante notificación una petición, de tal forma que solo ha de aceptar o denegar; y automáticamente la información viaja al sistema de nóminas”, explica.

Y por si fuera poco, ahora también están estudiando la incorporación de nuevas funciones como un chat entre empleado y supervisor para realizar evaluaciones de desempeño. El objetivo, como señala Míguez, es que Papp sea la herramienta de acceso a distintas funciones que un empleado puede realizar a distancia con el departamento de RRHH. Todo ello, apunta, no hubiera sido posible sin “el trabajo realizado por Conektia”, y concluye: “Somos un cliente fidelizado y estamos realmente contentos de trabajar con ellos”.

Solución implantada: Papp, una solución adaptada a las necesidades de H&M sobre la base de la aplicación móvil de portal del empleado estándar desarrollada por Conektia para la interacción entre los departamentos de RRHH y las plantillas.

Tiempo de implementación: Tres o cuatro meses.

Beneficios para los empleados:

• Acceso desde su móvil a toda la información relacionada con su relación laboral con la empresa.
• Solicitud inmediata de peticiones de cualquier tipo al departamento de RRHH.
• Muy intuitiva y sencilla de manejar

Ventajas para la empresa:

• Agilización de los procesos de aprobación de requerimientos y toma de decisiones por parte de los responsables de equipos.
• Inmediatez en el proceso de aprobación de solicitudes.
• La aplicación es la puerta de entrada al resto de funciones que el departamento de RRHH ofrece a la plantilla.

Los consultores de Conektia son como alguien más de la familia. Lo bueno de su software es que es muy flexible y se adapta a nuestras necesidades de negocio; y lo bueno del servicio que nos ofrecen es que, cuando tenemos una necesidad, al final siempre están ahí ayudándonos a plasmarla desde el punto de vista técnico

El grado de aceptación de la aplicación móvil entre los empleados de la plantilla de H&M es muy grande. No en vano, más de dos mil usuarios se conectan a ella diariamente