Los departamentos de RRHH, punta de lanza en la digitalización corporativa

David Domínguez, Gerente de Grandes Cuentas de Conektia

Dejando a un lado todas las consecuencias negativas que ha traído la pandemia, que han sido muchas (sanitarias, económicas, sociales, culturales…), podemos decir que esta situación también ha supuesto una oportunidad para muchas organizaciones. Por ejemplo, les ha permitido acelerar sus procesos de transformación digital. Y en ese camino, los departamentos de Recursos Humanos han liderado el recorrido hacia la digitalización. Esto, en muchos casos, supone una novedad, porque generalmente suelen ir a la zaga al tratarse de un área en la que no reside el núcleo principal del negocio.  

Y es que, con la aprobación del Estado de Alarma, muchas empresas no tuvieron más remedio que mandar a sus empleados a sus casas, lo que impulsó el desarrollo del teletrabajo. Sin ir más lejos, en 2019 solo el 4,8% de los trabajadores disfrutaban del teletrabajo en España, según datos del INE. En cambio, según un estudio reciente de Eurofound, desde que empezaron a implementarse las medidas de confinamiento, alrededor de un 30% de los empleados estuvieron trabajando en remoto desde sus domicilios. Es más, otra encuesta realizada por el Banco de España revela que el 80% de las organizaciones consultadas afirmaron que aumentaron el teletrabajo con el objetivo de que su actividad se resintiera lo menos posible. 

Esto, sin duda, implicó un cambio en los procesos de recursos humanos, cuya digitalización ha ayudado en la administración de personal. De hecho, durante estos últimos meses hemos podido constatar desde Conektia cómo las compañías que contaban con tecnologías o servicios basados en la nube no han tenido muchos problemas para adaptarse a la nueva situación rápidamente y han podido seguir gestionando sus plantillas sin problemas. Por ejemplo, nosotros, como empresa, hemos estado teletrabajando desde el primer día de confinamiento, porque nuestros sistemas estaban preparados para ello.  

Y lo mismo ha sucedido con muchos de nuestros clientes que están en modalidad ASP, los cuales solo han tenido que conectarse desde su casa a nuestros servicios y continuar trabajando igual que si lo estuvieran haciendo desde la oficina. En cambio, otras empresas tecnológicamente más tradicionales han tenido ciertas dificultades para adaptarse y disponer de infraestructuras preparadas para el teletrabajo. Por eso, esas empresas no han tenido más remedio que acelerar la digitalización de sus sistemas de recursos humanos para poder adaptarse a las necesidades que les requería el trabajo a distancia de sus empleados.  

Aceleración de los proyectos

Precisamente, esa es una de las tendencias que hemos observado en el sector durante los últimos meses. Hemos notado un incremento de la velocidad con la que se han tomado las decisiones que afectaban a los procesos de digitalización de los departamentos de Recursos Humanos. Un ejemplo claro lo vemos con nuestra solución marca-G, gracias a la cual los empleados pueden realizar su registro horario diario usando un entorno web o por medio de su smartphone. Había muchas empresas que, antes del coronavirus, no se habían planteado implementar una solución de este tipo, porque su plantilla fichaba físicamente en sus oficinas. Sin embargo, con la pandemia, se aceleró esa necesidad y optaron por implementarla rápidamente.  

Pero este no es un caso aislado. A lo largo de estos últimos meses hemos podido constatar cómo la tecnología y la digitalización de proyectos de gestión de personal se han incrementado. Uno de esos casos es la extensión del portal del empleado. Desde ellos, funciones como descargar la nómina, solicitar permisos y vacaciones, generar notas de gastos, facilitar el cambio de datos personales, gestionar anticipos, solicitar cursos, etc. se han incrementado e implementado en muchas organizaciones. Y todo ello sin la necesidad de tener que usar papel, mandar un correo electrónico o acudir físicamente al departamento; es decir, los empleados que han tenido la oportunidad de teletrabajar han podido realizar estas tareas administrativas desde sus casas al alcance de un clic o desde su propio smartphone.  

Igualmente, las empresas, a través de entornos web, han podido comunicarse con sus plantillas de forma rápida y darles a conocer comunicados y documentos de su interés. Y lo mismo ha sucedido con otras tareas que tampoco estaban muy digitalizadas como la firma. Generalmente los empleados que tenían que firmar algún documento, como un contrato, una renovación o unas retenciones, lo hacían acudiendo al propio departamento. Ahora, con la firma electrónica, han podido hacerlo sin problemas desde sus casas, garantizando, a su vez, las medidas de seguridad para evitar contagios. Todo ello, además, con confianza y seguridad jurídica en las transacciones digitales. 

Toda esta transformación digital de los departamentos es posible gracias a soluciones como nuestro portal Conekt@2, que ofrece un espacio para la gestión completa de los Recursos Humanos, con un amplio abanico de herramientas y funcionalidades que benefician tanto a los empleados de las organizaciones como a las propias áreas de gestión de personal. 

Otra serie de ventajas

Precisamente, esa digitalización de estos departamentos no solo está beneficiando a las plantillas, como hemos descrito hasta ahora, sino también a los propios gestores. En primer lugar, tienen toda la información en un único entorno centralizado desde el que son capaces de administrar la relación con sus trabajadores sin necesidad de reunir información dispersa en correos electrónicos, documentos impresos u otros soportes.   

Asimismo, estos meses pasados también han demostrado que las propias implantaciones de proyectos tecnológicos y no tecnológicos para los departamentos de Recursos Humanos se han podido realizar perfectamente en remoto. Gracias al uso de herramientas de comunicación como Teams, Zoom, Meets, etc., se han podido llevar a cabo ganando en agilidad y rapidez en los procesos. De hecho, hace tiempo parecía impensable que estos trabajos pudieran hacerse a distancia, pero hoy en día se ha convertido en nuestro día a día. Incluso, ha demostrado su eficacia al ahorrar tiempo en los desplazamientos, dejando las reuniones presenciales para temas realmente importantes en los que sea necesaria una mayor y mejor interactuación entre las personas. Es cierto que, en estos casos, se ha perdido un poco el contacto humano; pero, según hemos observado en los proyectos en los que hemos estado inmersos de esta forma, el cambio ha merecido la pena y nuestros clientes han reaccionado de manera muy positiva.  

Y lo mejor de todo es que, para poner en marcha la digitalización del departamento, no es preciso realizar una gran inversión, porque, en muchos casos, al ser soluciones cloud no requieren un desembolso inicial, sino una cuota mensual en función de la utilización que se haga de ellas. Y este es, sin duda, otro aliciente más para que las empresas se decanten por estas soluciones y las puedan implementar rápidamente. Además, todo esto tiene otra ventaja. Y es que, una vez que den ese paso, no volverán atrás, porque lo que se gana en eficiencia, eficacia, rapidez y productividad supera con creces las reticencias iniciales que se pudieran tener para poner en marcha un proyecto de estas características.  

En definitiva, los departamentos de Recursos Humanos han experimentado en los últimos meses un proceso de digitalización acelerado por la pandemia que ha permitido a muchas empresas dar un paso más en la gestión de sus plantillas. Ellos han sido la punta de lanza en este sentido, y por todo el mundo es sabido que quien golpea primero golpea dos veces. 

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