Toda una vida gestionando las relaciones con la plantilla de ISS

Más de veinte años lleva trabajando Conektia con la empresa ISS Facility Services ayudando al departamento de Recursos Humanos en la gestión y cálculo de la nómina de sus más de 30.000 empleados en España con la solución GPCN. Recientemente, además, han añadido un nuevo módulo para la firma digital de documentos con la plantilla. 

Con una historia a sus espaldas de más de un siglo, ISS Facility Services es una de las multinacionales dedicadas a la gestión del Workplace y del Facility Management más importantes del mundo. De hecho, actualmente cuenta con más de 60.000 clientes repartidos en cerca de treinta países. En palabras de Manuel Gerbolés, director de Administración de Personal de la empresa en España, “nuestro objetivo es hacer la vida más fácil, productiva y agradable a nuestros clientes. Para eso, ofrecemos a las organizaciones todo tipo de servicios relacionados con la limpieza, la restauración, la seguridad, los servicios auxiliares y técnicos o el mantenimiento, entre otros”, confirma. 

En España, en concreto, la compañía dispone de más de 30.000 empleados, cuya gestión tiene una particularidad. Y es que la mayor parte de ellos no operan en sus oficinas –más de una veintena repartidas por todo el país–, sino que lo hacen en las instalaciones de los clientes. Esto se traduce en una gran heterogeneidad de situaciones laborales, con casi 200 convenios colectivos en vigor.  

Por eso, desde 1999 vienen apostando por la solución GPCN de Conektia para la gestión de la plantilla. “GPCN es una herramienta bastante abierta y con muchas posibilidades de configuración, lo que nos ha permitido a lo largo de los años ir adaptándola a nuestras necesidades”, explica Gerbolés. Tanto es así que al cálculo puro de la nómina se han ido sumando otras funciones como la gestión de contratación de personal.  

Esto, además, resulta fundamental para el área de Recursos Humanos, que cuenta con quince profesionales, pero que se ven apoyados por otros 120 gestores laborales repartidos por toda España. Estos últimos son, precisamente, quienes se encargan de introducir en la herramienta todos los cambios relativos a las relaciones laborales de los empleados (altas, bajas, cambios de contratos…). “Actualmente toda la entrada de información de la nómina de los trabajadores está descentralizada en nuestros gestores laborales. Eso sí, desde la central nos ocupamos de los procesos globales, donde establecemos los parámetros generales de configuración de la aplicación”, apunta Gerbolés.  

Portal del empleado

Asimismo, desde hace cerca de seis años, en ISS Facility Services también disponen de la herramienta de Portal del Empleado de Conektia. “Es un entorno muy intuitivo y realmente sencillo de utilizar”, comenta el directivo, quien añade: “Hace unos meses actualizamos la versión del portal, con un nuevo diseño y más funcionalidades; pero el funcionamiento sigue siendo el mismo, por lo que los empleados que lo utilizan no han tenido que hacer ningún tipo de formación”, reconoce. 

Asimismo, desde hace cerca de seis años, en ISS Facility Services también disponen de la herramienta de Portal del Empleado de Conektia. “Es un entorno muy intuitivo y realmente sencillo de utilizar”, comenta el directivo, quien añade: “Hace unos meses actualizamos la versión del portal, con un nuevo diseño y más funcionalidades; pero el funcionamiento sigue siendo el mismo, por lo que los empleados que lo utilizan no han tenido que hacer ningún tipo de formación”, reconoce. 

De momento, el portal del empleado está ubicado en la intranet de la empresa, por lo que solo es accesible para el personal de estructura de la compañía. Ahora bien, dentro de unos meses, el área de Recursos Humanos tiene pensado ampliarlo al personal operativo. “Queremos que todos los empleados tengan acceso a él. Por eso, estamos trabajando codo con codo con el departamento de Tecnología para poder implementarlo. No hay que olvidar que abrirlo al resto de la plantilla requiere ponerlo en la extranet, con lo que eso implica en términos de seguridad y gestión de la información”, asegura Gerbolés. 

Firma digital

Pero esta no es la única función que han añadido a la herramienta en los últimos tiempos. Hace un par de años la empresa se encontró con la necesidad de implementar también la firma digital para los contratos de trabajo. “Nuestro volumen de altas y bajas de trabajadores es muy alto y continuo. Si a esto le sumamos que la mayoría trabaja en las instalaciones de nuestros clientes, la firma física de los contratos se hacía complicado. Por eso, decidimos implantar este módulo que nos permite gestionar todo el proceso de altas y bajas con los propios empleados sin que tengan que desplazarse a ninguna de nuestras oficinas”, comenta el directivo.  

Pero esta no es la única función que han añadido a la herramienta en los últimos tiempos. Hace un par de años la empresa se encontró con la necesidad de implementar también la firma digital para los contratos de trabajo. “Nuestro volumen de altas y bajas de trabajadores es muy alto y continuo. Si a esto le sumamos que la mayoría trabaja en las instalaciones de nuestros clientes, la firma física de los contratos se hacía complicado. Por eso, decidimos implantar este módulo que nos permite gestionar todo el proceso de altas y bajas con los propios empleados sin que tengan que desplazarse a ninguna de nuestras oficinas”, comenta el directivo.  

Además, están trabajando con Conektia también para amplia esta función a otro tipo de documentos. “Nos encontramos inmersos en un proceso de digitalización de la empresa que tenemos muy desarrollado, por lo que todos estos cambios nos ayudan a avanzar en esa estrategia”. Y esto todavía ha cobrado una mayor importancia durante la pandemia, puesto que el 95% de los técnicos de Recursos Humanos y de los gestores laborales se encuentran trabajando desde sus casas.  

Por todo ello, no resulta extraño que Gerbolés se muestre muy satisfecho con la solución de Conektia y con el servicio que les presta. “Para nosotros, la mayor virtud de esta herramienta es la capacidad que nos proporciona para poder parametrizarla y adaptarla a las necesidades concretas de nuestra empresa, que son muchas y muy diversas”, manifiesta.  

El directivo, además, destaca el excelente trato que mantienen con Conektia, con una comunicación directa con la dirección de la empresa para cualquier necesidad que tengan. Y concluye con una afirmación al respecto: “Si la relación entre ambas empresas no fuera tan buena, sería muy difícil que lleváramos más de veinte años trabajando juntos”.  

Solución implantada: GPCN, una plataforma funcional, modular, flexible y robusta para la gestión del ciclo de vida de las personas de cualquier organización. 

Ventajas que proporciona:  

• Administración integral de las relaciones con los empleados: contrataciones, bajas, partes, formación, evaluación, retención del talento y otro tipo de gestiones, todo ello con informes detallados, gráficos y cuadros de mando. 
• Integración con el Portal del Empleado: acceso a nóminas, certificados, datos personales, modificaciones, vacaciones, gastos… 
• Firma digitalizada de documentos. 

“GPCN es una herramienta bastante abierta y con muchas posibilidades de configuración, lo que nos ha permitido a lo largo de los años ir adaptándola a nuestras necesidades” 

“Para nosotros, la mayor virtud de esta herramienta es la capacidad que nos proporciona para poder parametrizarla y adaptarla a las necesidades concretas de nuestra empresa, que son muchas y muy diversas”